Uma rotina muito comum nas empresas é o fechamento contábil empresarial. Porém, essa tarefa pode gerar dúvidas, que são causas comuns de problemas empresariais.
Afinal, essa é uma importante tarefa que permite manter a empresa em dia com a legislação. A partir disso, é possível elaborar um planejamento mais centrado nos próximos passos do negócio.
Então, se você quer executar esse processo de forma correta, sem dores de cabeça e manter sua empresa em dia com as questões fiscais, este conteúdo vai te apresentar os principais pontos do assunto, além de algumas dicas de como fazer o fechamento contábil empresarial eficiente. Boa leitura!
O que é fechamento contábil empresarial?
Como definição, este processo refere-se a um balanço periódico feito para constatar se todas as obrigações fiscais foram cumpridas. Essa atividade identifica, analisa e especifica se os registros necessários foram realizados, assim como todas as operações financeiras da empresa.
O fechamento é feito em períodos específicos e pré-definidos, sendo eles mensais ou anuais, que é mais comum em pequenas empresas. Já as organizações de médio e grande porte preferem fazer o balanço de forma mais recorrente, adicionando o fechamento bimestral, trimestral ou semestral.
Esse processo permite observar de forma precisa como está a organização, as movimentações e a saúde financeira e econômica da empresa.
Importância do fechamento contábil
Ter evidências e informações é essencial para a tomada de decisões importantes no negócio. Além disso, confira, agora, outros benefícios que esse balanço traz para a gestão financeira:
- Encontra problemas financeiros;
- Proporciona informações para atender obrigações fiscais;
- Colabora para ajustar o planejamento estratégico;
- Ajuda a entender como cada setor se apresentou em cada mês.
Passo a passo para fazer o fechamento contábil
A lei 6.404/1976 refere-se à obrigação das empresas se adequarem aos princípios de contabilidade.
Dessa forma, o fechamento contábil se caracteriza a essas obrigações fiscais, que compreendem a análise dos dados fiscais, apuração de impostos, enquadramento na legislação e elaboração de relatórios feitos pela área contábil.
Para que esse processo fique um pouco mais claro de ser executado, confira agora o passo a passo:
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Anote a data de fechamento
O primeiro ponto é definir o período desejado para seu fechamento contábil. Então, para não esquecer o momento específico de fazer o balanço, programe notificações a respeito da chegada da data.
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Antecipe processos
Independente do período que você optar por fazer o fechamento, você já pode organizar e antecipar o processo. Dessa forma, o trabalho será bem mais fácil e fluirá melhor no momento de fechamento.
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Integre dados, áreas e processos
Não há como agilizar o processo de fechamento contábil empresarial sem uma boa integração e unificação do máximo de informações possíveis. Com isso, a empresa passa a ter uma visão ampla e real sobre todas as movimentações feitas.
3. Realize ajustes para a exatidão da escrituração contábil
Durante o fechamento, é necessário estar atento à necessidade ou não de ajustes na escrituração. Isso é mais que essencial já que será a base para o fechamento contábil da empresa.
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Tenha em mãos toda movimentação fiscal
Organize todos os comprovantes, notas fiscais e outros documentos relacionados à movimentação fiscal . Além de ajudar na organização financeira, também irá contribuir para um processo de fechamento contábil mais rápido e eficaz.
Nesta etapa, estar com o controle financeiro em dia pode contribuir muito, já que é possível puxar os dados numa única plataforma, como de uma conta pj, por exemplo. Assim, fica muito mais fácil fazer a conciliação bancária.
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Use a tecnologia a seu favor
Há no mercado, hoje, algumas ferramentas tecnológicas e sistemas de gestão ERP para automatizar esses processos. Eles contribuem também com a redução do risco de erros, além de garantir um trabalho mais otimizado e eficiente.
Erros comuns a serem evitados
Com as dicas citadas acima, com certeza você já irá executar seu fechamento contábil de forma mais eficaz.
Porém, conhecer alguns erros comuns ajudam a evitar problemas já conhecidos. Confira:
Não acompanhar diariamente os lançamentos
Os lançamentos contábeis visam orientar as ações futuras e levar segurança para qualquer decisão. Sendo assim, não acompanhar os lançamentos diários impacta na previsibilidade dos dados.
Além disso, deixar tudo para o final pode impedir planejamentos e ações preventivas.
Não considerar eventuais atrasos em pagamentos
Atenção especial também na hora de considerar valores que ainda não entraram no caixa da empresa. Isso porque a inadimplência por parte dos clientes pode acontecer, ainda que esteja analisando um cliente sempre pontual.
Imprevistos são comuns de acontecer, e fazer despesas sem o valor no caixa pode prejudicar seu fechamento e gerar atrasos em parcelas, pagamento de juros, multas e muito mais. Não se precipite e aja com segurança.
Não identificar corretamente os lançamentos
Separar os lançamentos por categorias: entradas, saídas, despesa com funcionário, despesa de manutenção, compra de materiais de escritório, investimento em publicidade, investimento em relacionamento com o cliente entre outros.
Essa organização contribuiu com seu controle e permite que você saiba exatamente o quanto destinou para cada coisa.
Assim fica mais fácil pensar em estratégias para economizar recursos financeiros, otimizar os lucros e até mesmo reduzir o impacto da carga tributária.
Não ter um bom controle do estoque
Não saber o que tem estocado na empresa prejudica o fechamento contábil empresarial. Isso porque você pode ficar com a impressão de ter realizado gastos excessivos com materiais em um determinado mês, sem considerar que a compra vai durar por três ou quatro meses, por exemplo.
Com isso, corre o risco de aplicar preços errados nos produtos na hora da revenda, o que também poderá gerar prejuízos e transtornos incalculáveis.
Saber desses pequenos detalhes pode ajudar a executar o fechamento contábil mensal de forma muito mais efetiva, simples e sem dores de cabeça, como já dito acima.
