Com a automação contábil, ferramentas tecnológicas são aplicadas às rotinas da contabilidade para otimizar processos, permitindo um melhor uso dos recursos no setor.
Entretanto, não se trata de substituir profissionais por robôs, e sim de garantir um melhor aproveitamento do tempo e habilidades técnicas para o apoio estratégico à gestão financeira empresarial.
Neste artigo, você confere o que é automação contábil, qual a sua importância e formas de automatizar processos no escritório ou setor de contabilidade da empresa.
O que é automação contábil?
A automação contábil consiste no uso de soluções tecnológicas, como plataformas, softwares e aplicativos, para automatizar processos e tarefas nas rotinas da contabilidade.
Dessa forma, o departamento ou escritório contábil consegue se tornar mais produtivo, pois o tempo que seria gasto em atividades operacionais repetitivas pode ser remanejado.
Assim, é possível atender mais clientes sem aumentar os custos operacionais, favorecendo o crescimento sustentável do escritório.
Da mesma forma, a economia de tempo gerada pela automação contábil permite investir na prática da contabilidade consultiva, em vez de se limitar ao cumprimento de obrigações fiscais e trabalhistas.
Nesse sentido, as atividades que podem ser automatizadas dependem das ferramentas escolhidas.
Podemos citar a importação de lançamentos financeiros de clientes e a conferência de obrigações principais e acessórias como exemplos.
Logo, é importante considerar o porte e perfil da empresa ao implementar a automação contábil, já que existe um grande número de ferramentas disponíveis no mercado.
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Qual a importância da automação contábil?
Considerando que a automação contábil permite automatizar parte das rotinas da contabilidade, sem eliminar a necessidade de supervisão humana, sua implementação traz um ganho qualitativo ao setor.
Portanto, a automatização é importante para ter processos contábeis mais eficientes e precisos, diminuindo o desperdício de recursos e o retrabalho.
Dessa forma, podemos apontar os seguintes benefícios principais de seu uso:
Aumento da produtividade e da lucratividade
Em resumo, a automação contábil permite realizar mais em menos tempo, pois as horas que seriam utilizadas em atividades manuais e operacionais rotineiras podem ser melhor aproveitadas.
Além disso, como foi mencionado, a automação permite aumentar o número de clientes atendidos por um escritório de contabilidade, sem aumentar os custos operacionais, o que pode se traduzir em maior lucratividade.
Centralização de informações
Ao utilizar um sistema automatizado, as informações da contabilidade ficam armazenadas em um único local. Isso evita a perda ou dificuldade em localizar dados.
Da mesma forma, as informações ficam mais seguras, e a centralização ainda favorece o trabalho integrado da equipe.
Diferencial competitivo
Para escritórios de contabilidade, o uso da automação pode ser determinante para se diferenciar da concorrência.
Pois, com a otimização de processos trazida pelo uso da tecnologia, é possível direcionar mais recursos para as áreas de atendimento e marketing, além de investir em contabilidade consultiva, como já mencionado.
Uso de integrações
É possível integrar ferramentas de automação contábil a outros sistemas utilizados na empresa para obter dados e relatórios financeiros com rapidez e precisão.
Redução do gasto de papel
O uso da automação contábil diminui o consumo de papel na empresa, uma medida de sustentabilidade ambiental, além de cortar gastos com manutenção de documentos físicos e arquivos.
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Como automatizar a contabilidade?
Diferentes recursos podem ser utilizados para implementar a automação contábil em uma empresa.
Logo, é importante observar o perfil e necessidades específicas do negócio antes de optar por uma solução.
Entre as tarefas das rotinas contábeis que é possível automatizar, temos: gestão de folha de pagamento, gestão de documentos, emissão de notas fiscais, controle de contas a pagar, impostos e obrigações fiscais.
Dependendo do sistema utilizado, é possível ainda otimizar a emissão de relatórios como:
- Balancetes;
- Balanço Patrimonial;
- Escrituração de livros fiscais;
- DRE (Demonstrativo do resultado do exercício);
- Demonstrativo do Fluxo de Caixa;
- Lucros e prejuízos acumulados;
- Balanço patrimonial;
- Análise das demonstrações financeiras.
Falando em ferramentas para implementar a automatização contábil, é possível utilizar um sistema de gestão empresarial com módulo de contabilidade ou um sistema contábil específico.
Existem ainda plataformas online que oferecem serviços como gestão de documentos e outras formas de automação em contabilidade.
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Como escolher um sistema de automação contábil?
Além de considerar as necessidades específicas do negócio e a possibilidade de fazer integrações, o custo-benefício é outro fator importante na hora de optar por uma ferramenta.
Sendo assim, é preciso avaliar se o benefício trazido compensa a nova despesa gerada. Muitas vezes, os sistemas e plataformas oferecem um período de teste gratuito.
Analisar a qualidade do suporte e a reputação geral da empresa responsável pelo sistema é outra medida recomendável.
Recursos da conta Cora para simplificar a contabilidade
A Cora é uma conta PJ livre de tarifas pensada para libertar quem empreende das taxas e burocracias.
Assim, além de benefícios como emissão gratuita e ilimitada de boletos e gestão de cobrança, a Cora tem funções para simplificar a contabilidade de pequenas e médias empresas.
Uma delas é o Perfil Contador Cora, que permite criar um acesso exclusivo à conta PJ para atividades como visualizar e baixar extratos, acessar comprovantes de pagamentos e compartilhar dados sobre movimentações.
Outra funcionalidade pensada para otimizar a rotina contábil da empresa é o extrato automático Cora: você programa apenas uma vez e recebe o extrato automaticamente com a frequência escolhida.
Além do período de recebimento, também é possível escolher o formato do arquivo e compartilhar o extrato da conta.
Caso prefira, você ainda pode extrair as movimentações do seu extrato manualmente e receber o documento por e-mail em até três formatos: CSV, PDF e OFX.
Lembrando que a conta Cora está disponível para todas as categorias de CNPJ e possui um programa exclusivo para contabilidades, o Coraliados. Se você quiser conhecer todos os benefícios do Programa e fazer parte desse time de Contabilidades Parceiras, acesse este link.
Como vimos, a automação contábil pode aumentar a produtividade de departamentos e escritórios de contabilidade, ao reduzir o gasto de recursos em tarefas operacionais repetitivas.
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